Le trasferte lavorative implicano all’azienda la restituzione delle spese anticipate da parte del lavoratore per i costi relativi ai mezzi di trasporto pubblici utilizzati come autobus, metro, aereo, treno, ect….

Per effettuare il calcolo del rimborso, il dipendente deve fornire tutti i documenti che provano le spese sostenute, utili a calcolare l’importo da restituire, come scontrini o ricevute dei biglietti. In alcuni casi, le aziende possono mettere a disposizione dei lavoratori i propri veicoli per i viaggi di lavoro.

Mentre, più difficile è il processo di calcolo e rimborso delle spese di trasferte realizzate dal dipendente utilizzando la propria auto personale, situazione che si presenta quando l’azienda non ha auto da dare al lavoratore e quando la meta della trasferta non è raggiungibile con i mezzi pubblici.

In questo caso il lavoratore ha diritto al rimborso chilometrico come risarcimento di tutti i costi sostenuti. Differentemente dal rimborso analitico e dal rimborso forfettario, i rimborsi chilometrici implicano varie condizioni e norme.

Cosa c’è da sapere sul rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico è un indennizzo giornaliero concesso dall’azienda ad un lavoratore che usa la propria vettura per effettuare trasferte lavorative all’interno del territorio comunale o al di fuori. Per poter beneficiare del rimborso chilometrico bisogna avere la proprietà del mezzo di trasporto.

Per il calcolo del rimborso chilometrico vengono presi in considerazioni una serie di fattori:

• Proprietà del mezzo di trasporto
• Tipologia di carburante utilizzato
• KM percorsi
• Normativa
• Tassazione e deducibilità
• Tipologia di veicolo
• Comune o territorio in cui viene effettuata la trasferta

Quali documenti servono per richiedere il rimborso chilometrico?

Premettiamo che il lavoratore che si sposta per conto dell’azienda non deve chiedere alla stessa nessuna autorizzazione per andare nei vari territori a svolgere le sue mansioni lavorative. Il lavoratore dovrà conservare tutta la documentazione per dimostrare i costi sostenuti e desumere l’importo del rimborso. Ricordiamo che senza documentazione non è possibile chiedere rimborsi.

Nel rimborso chilometrico rientrano due tipi di spese, quelle proporzionali e quelle non proporzionali. Le prime aumentano con l’aumentare del tempo di utilizzo del trasporto, quindi benzina e gasolio, le seconde, sono tutti i costi sostenuti sporadicamente e che hanno una tariffazione fissa come i pedaggi autostradali.

Le tabelle ACI facilitano il calcolo dei costi necessari utilizzando un determinato veicolo, queste possono essere consultate sul supplemento ordinario n°57 della Gazzetta Ufficiale pubblicata dall’Agenzia delle Entrate.

I valori presenti nelle tabelle vengono aggiornati costantemente e sono calcolati dall’ACI tenendo sempre in considerazione le tariffe del carburante comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico e, delle varie tipologie di veicoli.

Il datore di lavoro potrà quindi fare il calcolo utilizzando le tabelle ACI e tutta la documentazione delle spese sostenute dal lavoratore. Le tabelle sono la soluzione migliore per capire velocemente la somma di denaro da dare ai propri dipendenti sotto forma di rimborso chilometrico.