Quando si tratta di programmi per preventivi, ci sono sempre tante soluzioni e tante possibilità che vengono in mente. In realtà in questo ambito vige molta confusione, e una fetta di utenti li ritiene superflui e complessi da utilizzare, trascurando i tanti vantaggi che invece possono offrire. Per questo motivo nelle prossime righe vedremo insieme quali sono tali benefici, e quali tipologie di software esistono.

Programmi per preventivi: cosa sono?

I programmi per preventivi sono software installati sul computer che facilitano il processo di creazione e relativa emissione di un preventivo. Si tratta in alcuni casi di applicativi molto richiesti in ambito aziendale, dove è necessario consegnare al cliente un preventivo completo in ogni sua parte. Molti di questi programmi sono  estremamente intuitivi perché creati appositamente per aiutare le persone a risparmiare tempo prezioso che può essere impiegato in maniera più proficua.

Un buon software deve avere due caratteristiche principali: facilità d’uso e accuratezza nella gestione dei dati. Molti programmi sono in grado di funzionare quasi automaticamente. L’utente infatti, dovrà semplicemente inserire i dati e il software farà tutto il resto. Inutile sottolineare come l’affidabilità dell’applicativo sia di fondamentale importanza per evitare la creazione di preventivi errati, e per questo motivo è di fondamentale importanza rivolgersi solamente a produttori esperti.

Vantaggi programmi per preventivi

Come anticipato, nonostante i vantaggi dei software per fare i preventivi siano numerosi, ci sono ancora molte persone che li ignorano e preferiscono  fare tutto a mano. Si tratta di un modo di procedere che rallenta notevolmente il processo di lavoro. Di seguito i principali benefici di un programma per fare preventivi:

• Velocità. A differenza dei preventivi scritti a mano, per quelli fatti su computer è richiesto meno tempo. In genere, ci vuole meno di un minuto per recuperare i dati dal database e stampare i preventivi. Ovviamente le cose cambiano per i nuovi clienti a cui si deve fare un’offerta perché sarà necessario registrare una nuova anagrafica, ma il risparmio di tempo rimane comunque indiscutibile.
• Maggiore organizzazione. Uno dei problemi con i preventivi manuali è dato dalla mole di scartoffie che inevitabilmente si genera. Anche una semplice ricerca e consultazione di un preventivo diventa un impegno di tempo e risorse, senza dimenticare l’alta percentuale di errore umano. Con un software che gestisce i preventivi invece, questo problema è risolto, dal momento che tutta la documentazione rimane nel database del programma. La maggior parte dei programmi per la creazione di preventivi funzionano come dei tradizionali archivi: se si vuole richiamare un documento precedentemente pubblicato è sufficiente trovarlo nel database.
• Personalizzazione dei preventivi. Grazie al software, la documentazione può essere personalizzata in base alle esigenze dei dipendenti. Alcuni programmi offrono l’opportunità di migliorare il proprio aspetto estetico, altri offrono un modo per inserire informazioni aggiuntive. Grazie ai computer, ogni preventivo può diventare speciale, anche nel momento in cui si segue uno schema “standard”. Inoltre, questo tipo di software può fare anche preventivi per diverse aziende, creando per ognuna di queste uno schema differente anche con grafiche differenziate.